子どもの予定、学校のプリント、習い事の連絡、自分の仕事。
ぜんぶ頭の中に置いておこうとすると、どこかでこぼれてしまいますよね。「あれ、それ来週だったっけ？」と焦った経験がある方も多いのではないでしょうか。
こんにちは、日々ラボの藤咲ゆづきです。中学生の長男と、小学生の長女・次女の3人の母です。
考えるラボの1本目は、わたしの予定管理の考え方について書きます。
結論：先の予定は覚えない。「準備する予定」を入れておく
先に結論を書くと、わたしは先の予定を覚えておくのをやめました。
そのかわり、準備が必要なものは、「準備する」という予定そのものをGoogleカレンダーに入れています。
実は、来週以降の予定は意外と把握していません。それでも回っているのは、「然るべき時期に準備する」予定が、カレンダーの中で待っていてくれるからです。
なぜ「準備する予定」が必要なのか
予定を見るのは、前日の寝る直前だけ
わたしは仕事もプライベートも、すべてGoogleカレンダーに入れています。そうしないと忘れちゃうからです。
そして、前日の夜に翌日の予定を見てから寝るのが習慣です。
これ自体は良い習慣だと思っています。ただ、ひとつ弱点がありました。
気づいたときには、お店が閉まっている
前日の夜、寝る直前に「明日はこれか」と気づいても、そこから準備はできません。お店はもう閉まっています。
たとえば、明日がお友だちのお誕生日で一緒に遊ぶ日だとしたら。プレゼントを買いに行けるのは、前日の夜ではなく、もっと前です。
だから、「その日」だけでなく、「その日のための準備をする日」も予定として入れておくことにしています。
具体例：お友だちの誕生日の「誕プレ準備終わった？」
1週間くらい前に、1時間の予定を”仮”で入れる
子どもの友だちのお誕生日に会う予定があるときは、こんなふうにしています。
- その日の1週間くらい前の、暇そうなところを探す
- そこに1時間の予定を入れる
- 予定名は「誕プレ準備終わった？」
ポイントは、あくまで「仮」で入れることです。
わたしは、ToDoリストを見ません。だから「やること」も、カレンダーの時間の中に置いておきます。
時間の長さは、だいたい必要な分に合わせます。30分で足りそうなら30分。もっと準備が必要なことなら、時間を確保しておく意味も込めて長めに仮置きします。
仮で置いておくと、そこにほかの予定を入れたくなったときも、「この準備はどこへ動かそう」と動かす先を決めてから予定を入れられます。準備の時間が、知らないうちに消えてしまうことがありません。
「？」は”まだ確定していない”の目印
予定名を「準備終わった？」と問いかけの形にしているのは、外の人との予定ではない、仮の予定だとひと目でわかるようにするためです。終わっていれば、そのまま流せばOK。
この「？」は、ほかの予定にも使っています。
たとえば、パートのシフト希望を出している日時。確定するまでは「パート？」と「？」を付けて入れて、時間をブロックしておきます。希望が必ず通るとは限りませんが、ブロックしていないと、うっかり上から別の予定を入れてしまうからです。
確定シフトが出たら、時間を合わせてタイトルの「？」を消し、確定の予定にします。
つまり、「？」があるものは、まだ確定していない仮の予定。「？」があるかどうかで、確認済みかどうかを見分けています。
PCならドラッグで動かせる
仮の予定なので、ずれることもあります。そんなときに便利なのが、PCで開いたGoogleカレンダーです。
予定はドラッグで動かせます。「あ、ここムリになった」となったら、空いているところに移すだけ。
週表示にしておくと、どこが空いているかが視覚的にわかるので、移動先もすぐ決まります。わたしはPCではいつも週表示を開いています。
重要度で使い分ける：そこまでじゃないものは「通知だけ」
すべてに「準備する予定」を入れているわけではありません。そこまで重要ではないものは、Googleカレンダーの通知機能だけで済ませることも多いです。
たとえば、お友だちの誕生日を4週間前に通知しておく。すると、通知が来たときに「会う約束、そろそろ連絡入れようかな」と気づけます。
時間を確保するほどではないものは、思い出すきっかけがあれば十分、という考え方です。
使い分けをまとめると、こんな感じです。
- 準備に時間やお店が必要なもの → 「準備する予定」を時間ごと入れる
- 思い出せば動けるもの → 通知だけ
どちらも、「わりと長いスパンで、でも仕事ほど最重要じゃないもの」に使っています。
予定の入口：プリントは「その場で入れる」か「ラックへ」
カレンダーに入れる予定の多くは、学校や習い事のプリントからやってきます。
基本はその場でカレンダーへ
プリントを受け取ったら、基本はその場でカレンダーに入れます。
ただ、子どもたちがプリントを出してくるのは、わたしが夕食を作っているときだったりします。そんなときは「ラックに入れてね」とお願いすることも多いです。
壁掛け5段ラックで「未読」がひと目でわかる
プリントは、壁にかけた5段の書類ラックに集約しています。各段にはクリアファイルを1枚ずつ入れてあります。
ルールはシンプルです。
- 子どもは、クリアファイルの「上」にそのまま置く
- クリアファイルの「中」には、わたしがチェックしたものしか入れない
- 中にしまうか、見たら捨てるかは、わたしが判断する
こうしておくと、クリアファイルの上にあるもの＝わたしがまだ見ていないものだと、ひと目でわかります。
部屋が散らかっていても、ここだけは死守しています。
家族の予定も、カレンダーに集めている
最後に、家族全体の運用についても少しだけ。
わが家では、カレンダーを2つに分けています。
- わたし個人のカレンダー：自分だけが見えればいい予定
- 「ファミリーカレンダー」：子どもの予定など、家族に見せたい予定
わたしのスマホでは、2つが重なって全部見えます。一方、子どもたちが見るEcho Showには、ファミリーカレンダーだけが表示されるようにしています。
わたし個人の予定を見えなくしているのには、理由があります。子どもが学校に行っている時間に「ママ友とランチ」なんて書いてあると、「ずるいー！」と言われるからです（笑）。
- 子どもは予定を知りたいとき、わたしではなくエコーに聞く
- スマホを使える子がわたしの予定を押さえたいときは、ルールを分けています
- 直近の予定：わたしの予定が埋まっていることが多いので、口頭で聞いてもらい、わたしがカレンダーを見て可否を答える
- 1か月先など：ほぼ大丈夫なので、「Googleカレンダーで招待しておいて」と返す
招待しておいてもらえば、わたしは予定を入れるときに必ずカレンダーを見るので、「あれ？ ここ何か入ってるぞ？」と気づけます。
予定が「ママの頭の中」ではなく、カレンダーにある。だから、家族のだれが見ても同じ情報にたどり着けます。子どもたちのEcho Showの使い方は、また別の記事で詳しく書く予定です。
まとめ：「覚える」より「思い出させる仕組み」
- 先の予定は覚えておかない。来週以降は意外と把握していない
- 予定を見るのは前日の寝る直前。そこで気づいてもお店は閉まっている
- だから、準備が必要なものは「準備する予定」を仮で入れる（例：1週間前に1時間「誕プレ準備終わった？」）
- 仮の予定は、PCの週表示で空きを見ながらドラッグで動かす
- そこまで重要でないものは、通知だけ（例：誕生日の4週間前に通知）
- 予定の入口のプリントは、その場で入れるか、5段ラックへ
カレンダーに入れておかないと、わたしは忘れちゃいます。だから、先の予定を覚えておくのではなく、カレンダーに思い出させてもらうことにしています。
「覚えなきゃ」と頑張るより、「然るべきときに思い出せる仕組み」をつくる。
予定が頭からこぼれがちな方は、まずは次のお誕生日の1週間前に、「準備終わった？」の予定をひとつ入れてみてはいかがでしょうか。
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